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4.14 Combinar correspondencia

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Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.

14.1. Conceptos previos

Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

14.2. Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Asistente combinar correspondencia

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

Combinar correspondencia

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejaremos seleccionada la primera opción y haceremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

Combinar correspondencia. Paso 2

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar…, hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

- Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar… aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar… aparece la opción Crear…, hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar…. Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

Seleccionar archivo origen de datos

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.

Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción Todos los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinación. Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las opciones válidas. Puedes desplegar el menú para examinar las distintas posibilidades.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.

Destinatarios de combinar correspondencia

En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.

En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Combinar correspondencia Paso 4Podemos insertar un Bloque de direcciones…, una Línea de saludo…, Franqueo electrónico… (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos…. En la opción Más elementos… aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

Conbinar correspondencia. Paso 5

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario… concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios… para corregir algún error detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.

Combinar correspondencia. Paso 6

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir….

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales… En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

14.3. La pestaña Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.

Editar lista de destinatarios. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Bloque de direcciones. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

Líneas de saludo. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el asistente.

Insertar campo combinado. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.

Resaltar campos de combinación. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.

Vista previa de resultados

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.

14.4. Insertar campos de combinación

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono Insertar campo combinado de la pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

Aquí tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.

Carta ejemplo base

14.5. Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón . Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

Carta ejemplo con datos

La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.

Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono Resaltar campos de combinación, los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

14.6. Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Vista previa de resultados

Primer registro del origen.

Registro anterior.

Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el número de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.

Registro siguiente.

Último registro.

14.7. Buscar un registro

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón Buscar destinatario. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botón Buscar destinatario aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos en la imagen.Buscar entrada

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.

Hacer clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características.

14.8. Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es capaz de enlazar con ellos, no sólo para mostrarlos en el documento, sino también para manipularlos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que se van a utilizar.

Destinatarios de combinar correspondencia

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se combinarán con el documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará un documento (carta, mensaje de correo electrónico, etiqueta, etc.)

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar qué destinatarios queremos utilizar, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la vez.

Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edición.

Se abrirá este cuadro de diálogo:

Modificar datos

Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos. También podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botón Buscando.

Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo que te explicamos en el siguiente apartado.

14.9. Filtrar destinatarios

Podemos filtrar los destinatarios para que sólo se utilicen los registros que tengan un determinado valor en un campo de combinación. Por ejemplo podríamos decidir utilizar únicamente los clientes de Alicante.

En la pestaña Correspondencia hacemos clic en Editar lista de destinatarios . En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en el encabezado del campo correspondiente, en este caso Población, y se desplegará una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las poblaciones Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.

(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.

(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.

(Avanzado…) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Este cuadro también se puede abrir haciendo clic en Filtrar… en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar Editar lista de destinatarios. La ventana es como la que se aprecia en la siguiente imagen:

Filtrar y ordenar

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. Cada línea es una condición.

Lo único que debemos hacer es seleccionar un campo de la lista, el tipo de comparación a realizar de entre las disponibles e introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).

En algunos casos no será necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe si el valor está o no vacío. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin dirección, seleccionaremos Campo: dirección y Comparación: No está vacío. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por supuesto, no tendría sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.

Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: población es igual a Valencia, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de Valencia.

Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.

Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se muestra negra, sino azulada. Campo filtrado

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Filtrar destinatarios

14.10. Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.

También podemos ordenar por varios campos. Por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el botón Editar lista de destinatarios y desde ahí ya podemos seleccionar Ordenar….

Filtrar y ordenar

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).

Para ordenar por más campos rellenar Luego por.

En el ejemplo de la imagen saldrían las cartas ordenadas por población y dentro de una misma población por código postal.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

14.11. Asignar campos

Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una línea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estándares para referirse al nombre del destinatario, su dirección, población, etc. Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word cómo se llama el campo estándar en nuestro origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociación necesaria.

El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones. Este cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos….

Asignar campos

En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estándares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos con el que se corresponde.

Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estándar, Word hace automáticamente la asociación. Para el resto de los campos estándares tendríamos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.

Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opción Bloque de direcciones, ni la línea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociación no definida nos lo preguntará o veremos que falta algo.

14.12. Combinar al imprimir

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.Finalizar correspondencia

Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo siguiente.

Combinar al imprimir

Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: … Hasta: …).

En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.

En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último.

Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).

Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

14.13. Combinar en correo electrónico

La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico. Con la creciente y casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.Combinar en correo electrónico

Al hacer clic en ella aparece el cuadro de diálogo de la derecha, en este, además de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir) debemos completar los parámetros del mensaje a enviar.

En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del destinatario.

En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje.

En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.

Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2010, ya que se iniciará para poder realizar el envío de correos.

14.14. Sobres y etiquetas

A lo largo del tema hemos visto cómo utilizar el asistente de combinación de correspondencia para enlazar unos datos ya existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero ésta no es la única opción. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos también imprimir datos en sobres o en etiquetas que serán pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creación masiva.

Tenemos dos opciones:

  • Utilizar la opción de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas.
  • O bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrónico de Microsoft Office.

La primera opción sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar combinación de correspondencia en la pestaña Correspondencia. Es ahí donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. También podríamos seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.

Asistente combinar correspondencia

En cada caso se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que permite su configuración.

  • Los sobres disponen de opciones para modificar el tamaño del sobre, la fuente y la posición del texto, en la pestaña Opciones de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Además, podremos indicar la orientación del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaña Opciones de impresión.
    Sobres
  • En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qué tipo en concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabrá sus proporciones y será capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botón y establecer sus propiedades.
    Etiquetas
    Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los límites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero está ahí, por eso aparecen las pestañas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresión.

Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo único que restaría hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.

Para crear un único sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo más sencillo es situarnos en la pestaña Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.Sobres y etiquetas

En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, la diferencia es que nos sitúan en distintas pestañas de él.

Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeño botón en forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Además, vemos información como la orientación del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de impresión desde el botón Opciones. Cuando esté todo listo, lo único que deberemos hacer es pulsar Imprimir.

Una opción interesante puede ser la de Agregar franqueo electrónico. Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrónico, aunque sólo está disponible en determinados países. Infórmate en tu oficina de correos más cercana de si es posible realizar tal operación

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Ejercicio: Combinar correspondencia

En este ejercicio personalizaremos el archivo Invitación que creamos en ejercicios anteriores, para que cada invitación incluya el nombre del invitado. Para ello, utilizaremos el archivo contactos.accdb de la carpeta de ejercicios del curso.

  1. Abre el archivo Invitación.
  2. En la ficha Correspondencia, pulsa en Iniciar combinación de correspondencia y selecciona la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
  3. Se abrirá un panel en el lateral derecho. Deja marcada la opción Cartas y pulsa el enlace inferior Siguiente: Inicie el documento.
  4. En el paso 2 dejamos marcada Utilizar el documento actual y pulsamos Siguiente.
  5. En el paso 3 dejamos marcada Utilizar una lista existente. Un poco más abajo, pulsaremos Examinar….
  6. Se abrirá una ventana donde deberemos buscar el archivo que contiene los datos a combinar. En este caso el archivo contactos.accdb. Localízalo, selecciónalo y pulsa Abrir.
  7. Se abrirá una ventana con la lista de destinatarios. Como la invitación es a una fiesta de fin de curso, sólo invitaremos a los compañeros de clase. Para ello, haz clic en el encabezado Categoría. De esta forma, todos los contactos de Clase quedarán uno tras otro.
  8. Desmarca la casilla de todos aquellos contactos que no pertenezcan a la categoría Clase y pulsa Aceptar.
  9. De nuevo en el panel, pulsa Siguiente.
  10. Ahora se muestran varios enlaces para incluir datos de la base en la carta. Haz clic en el documento, tras la palabra faltes. Inserta una coma y un espacio. Luego, pulsa sobre Más elementos.
  11. Selecciona Nombre y pulsa Insertar. Luego, pulsa Cerrar. La invitación ahora termina con el texto ¡No faltes, <<Nombre>>!
  12. Pulsa Siguiente. Ahora verás que el texto es ¡No faltes, Esther! y que el panel dispone de unos botones << y >> para ir moviéndonos por las distintas invitaciones. Al pulsarlos veremos cómo va cambiando el nombre.
  13. Pulsa Siguiente. Este último paso permitiría imprimir las invitaciones. Como se trata de un ejemplo no vamos a pedirte que lo hagas, pero puedes hacerlo si lo deseas. En tal caso simplemente indicaríamos que queremos imprimirlo todo y se abriría la ventana para configurar la impresión.
  14. Cierra el panel y cierra el documento, guardando los cambios.

Ejercicio: Opciones de la cinta Correspondencia

En este ejercicio aprenderemos a sacar partido de las herramientas de la ficha Correspondencia.

  1. Abre el archivo Invitación. Se mostrará un aviso como el siguiente:
    Aviso ejecución de SQL
    En él se nos informa de que abrir el archivo conlleva la ejecución de una consulta sobre la base de datos. Este aviso se muestra por razones de seguridad, si estamos seguros de la procedencia y fiabilidad del archivo (como es este caso) pulsamos Sí.
  2. Haz clic en la pestaña Correspondencia.
  3. Observa el grupo Escribir e insertar campos. En él apreciarás herramientas para incluir un bloque de direcciones, una línea de salludo o cualquier campo de la tabla enlazada. Pulsa el botón Resaltar campos de combinación. El nombre se resalta con un fondo gris. Desactiva la opción para devolverlo a la normalidad.
  4. Ahora, nos centraremos en el grupo Vista previa de resultados. El botón con este mismo nombre debe estar activado para que, al ir pulsando adelante y atrás, se vaya apreciando cómo cambia el nombre del invitado.
  5. También disponemos, en este grupo, de la herramienta Comprobación automática de errores. Al hacer clic sobre ella se muestra una ventana con varias opciones. Selecciona la primera para Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo. Luego, pulsa Aceptar.
  6. Un mensaje nos informará de que no hay errores de combinación. Lo aceptamos.
  7. Para finalizar, practicaremos cómo buscar una invitación en concreto. Haz clic en la opción Buscar destinatario.
  8. En el cuadro de término a buscar escribimos Paula y pulsamos Buscar siguiente. Se mostrará su correspondiente invitación. Repetimos la operación con Marcos. El resultado será el mismo.
  9. Ahora, intentaremos buscar un término que exista en la invitación: Restaurante. Un mensaje nos avisará de que no se ha encontrado tal información. Esto nos confirma que la búsqueda se realiza sólo sobre los datos que se han combinado, es decir, los datos cuyo origen es la base de datos enlazada.
    En caso de haber enlazado más información (dirección, teléfono, apellidos…) también se incluirían en la búsqueda. Incluso podríamos decidir si queremos buscar en un campo en concreto (por ejemplo, la palabra Javier, pero sólo dentro del campo dirección, no como nombre).
  10. Pulsa Cancelar para cerrar la ventana de búsqueda.
  11. Cierra el documento, guardando los cambios.

Ejercicio: Editar destinatarios

En este ejercicio aprenderemos modificar los destinatarios de la correspondencia combinada.

  1. Abre el archivo Invitación, y pulsa Sí si se muestra el mensaje de seguridad.
  2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haz clic sobre la herramienta Editar lista de destinatarios. Se abrirá la ventana con la lista de contactos de la base de datos.
  3. Sabemos que Ana no podrá asistir a la fiesta porque al terminar el curso se va de viaje con su familia. Por lo tanto no vamos a enviarle la invitación. Pulsa el enlace inferior Buscar destinatario. En el cuadro, escribe Ana y pulsa Buscar siguiente. Luego pulsa Cancelar para cerrar la ventana. Verás seleccionado el registro correspondiente a Ana. Una vez encontrado, desmarcamos su casilla.
  4. Hemos detectado otro error. A Mari Carmen le gusta que la llamen simplemente Carmen, así que vamos a modificar el registro para que la invitación sea de su agrado. Ten presente que la modificación se realizará sobre la base de datos.
  5. Selecciona en el apartado Origen de de datos la base contactos.accdb. Luego haz clic en el botón Edición…. Se abrirá una ventana muy similar que nos permitirá modificar registros.
  6. Haz clic en el botón Buscando… para localizar a Mari Carmen.
  7. Una vez aparece seleccionada, haz doble clic sobre la palabra Mari para que se seleccione, y pulsa SUPR y pulsa Aceptar.
  8. Deberás aceptar el mensaje que te pregunta si deseas conservar las modificaciones.
  9. Ahora se muestra de nuevo la lista de destinatarios, pero en vez de Mari Carmen pone Carmen.
  10. Vamos a practicar cómo dar de alta nuevos registros y cómo eliminarlos. Vuelve a seleccionar la base y a pulsar el botón Edición….
  11. Pulsa el botón Nueva entrada. En la lista veremos un registro en blanco. En cada columna iremos introduciendo los datos:
    Nombre: Bruno
    Apellidos: Castañero
    Categoría: Trabajo
    Dirección: Vallehermoso, 2
    Teléfono: 352418792
    email: 352418792@aulaclic.es
  12. Pulsa Aceptar y acepta los cambios. Vuelve a Aceptar la otra ventana.
  13. En la ficha Correspondencia, grupo Vista previa de resultados, utilizamos los botones de navegación entre los registros hasta comprobar que Bruno dispone de invitación.
  14. Volvemos a pulsar Editar lista de destinatarios. Porque, en realidad, Bruno es un contacto del trabajo, así que no pinta nada en la fiesta de fin de curso. Sería suficiente con desactivar su casilla para que no se genere su invitación, sin embargo, vamos a ver cómo eliminarlo.
  15. Selecciona contactos.accdb y pulsa Edición….
  16. En la lista de la ventana Modificar origen de datos, haz clic sobre el registro que hemos introducido y pulsa el botón Eliminar entrada. Confirma la acción y acepta el cuadro de diálogo.
  17. Comprueba que ya no aparece en la lista de destinatarios.
  18. Cierra el documento, guardando los cambios.

Ejercicio: Filtrar destinatarios

Al combinar una tabla de datos con un documento puede que estemos combinando cientos o miles de registros. Nos resultará más fácil trabajar con ellos si ocultamos aquellos que no nos interesen. En este ejercicio aprenderemos a filtrar los destinatarios de la correspondencia combinada.

  1. Abre el archivo Invitación, y pulsa Sí si se muestra el mensaje de seguridad.
  2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haz clic sobre la herramienta Editar lista de destinatarios. Se abrirá la ventana con la lista de contactos de la base de datos.
  3. Observamos que hay muchas personas que, aunque hemos desmarcado sus correspondientes casillas por no ser relevantes para las invitaciones, siguen mostrándose listadas. Se trata de personas que no vamos a invitar por ser contactos de otros ámbitos: trabajo, familia, etc. Vamos a filtrar para que se muestren sólo los contactos de Clase. Haz clic sobre la pequeña flecha situada en el encabezado Categoría.
  4. En el menú que se muestra, selecciona Clase.
    Filtrar por categoría
    La lista de destinatarios se ha reducido considerablemente. Ahora sólo aparecen aquellos contactos cuya categoría está definida como Clase.
    Si quisiéramos quitar el filtro lo único que deberíamos hacer es seleccionar en ese mismo menú la opción (Todos).
  5. Vamos a ver otra forma de filtrar. Haz clic en el enlace inferior Filtrar…. Si no has eliminado el filtro anterior, aparecerá en la ventana que se muestra.
  6. Bajo él, a la izquierda, veremos la opción Y que nos permitirá añadir condiciones de filtrado. Haz clic en el desplegable y selecciona O, de forma que se muestren los resultados que coincidan bien con un criterio o bien con el otro.
  7. La siguiente condición de filtrado será:
    Campo: Dirección
    Comparación: Contiene (no vamos a utilizar Es igual a porque en la dirección también se incluye el número del portal)
    Comparar con: Menor
    De esta forma aparecerán tanto los contactos de clase como los de la calle Menor, que es la calle donde se encuentra el centro educativo.
  8. Acepta el cuadro de diálogo y comprueba el resultado. Además de los compañeros de clase, se muestran dos compañeros de trabajo. Marcos vive en la calle Menor, pero Belén vive en la calle Menorquina, que también aparece por contener la palabra Menor en ella.
    De este ejemplo deducimos que, por más que afinemos las condiciones de filtrado, es importante revisar el resultado para evitar comportamientos inesperados. En este caso en concreto, desmarcamos el registro que corresponde a Belén y pulsamos Aceptar.

. Ejercicio: Combinar al imprimir

En este ejercicio imprimiremos una invitación para cada invitado.

  1. Abre el archivo Invitación, y pulsa Sí si se muestra el mensaje de seguridad.
  2. Muestra la ficha Correspondencia y, en el grupo Finalizar, haz clic sobre el botón Finalizar y combinar y selecciona Imprimir documentos.
  3. Deja marcada la opción Todos y pulsa Aceptar.
  4. Se abrirá la ventana Imprimir para seleccionar la impresora. Puedes utilizar tu impresora convencional o Microsoft XPS Documento Writer para imprimirlo a un archivo y así evitar gastar tinta y papel.
  5. Pulsa Aceptar para proceder a la impresión. En caso de que hayas escogido imprimir como archivo XPS deberás indicar en qué carpeta guardarlo.
    El resultado será que, a pesar de que el documento ocupa 1 página, se han impreso 11, una por cada invitado.
  6. Veamos ahora cómo personalizar de forma individualizada alguna invitación. Pulsa de nuevo Finalizar y combinar, pero esta vez selecciona Editar documentos individuales.
  7. Se abrirá una nueva ventana de Word con el documento. Esta vez ocupará 11 páginas y podremos modificar libremente cada una de ellas. Es posible que se pierdan formatos propios del diseño de página, como el color de fondo. En tal caso deberemos volverlos a aplicar.
  8. No vamos a modificar nada, de momento es suficiente con que sepas cómo se hace. Cierra la ventana de Word con el documento de 11 páginas sin guardar los cambios.
  9. Cierra el documento Invitación donde hemos estado trabajando con la combinación de correspondencia, guardando los cambios.
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Combinar correspondencia

En este ejercicio consultaremos el archivo Fiesta que creaste en ejercicios anteriores. Como recordarás, en ella había un listado de invitados a una fiesta y también un listado de quienes estaban interesados en participar en el regalo común.

Imagen fiesta

Utiliza lo aprendido sobre combinar correspondencia para enviar un correo electrónico a todos los invitados. Los datos de los invitados los encontrarás en la base de Access contactos.accdb con la que ya has trabajado en los ejercicios paso a paso del tema. Recuerda que la base está disponible en la carpeta de ejercicios del curso.

Deberás seleccionar aquellos contactos que figuren en el listado del archivo Fiesta y elaborar un correo donde les recordarás la fecha, hora y lugar de la misma. A aquellos que hayan solicitado colaborar con el regalo, les informarás del importe a abonar.

El resultado deberá ser similar al que se presenta en las siguientes imágenes.

Los invitados confirmados que no participan en el regalo recibirán un correo electrónico como este:

Correo-e 1

Y los invitados confirmados que sí participan en el regalo, uno como este:

Correo-e 1

Es decir, que a groso modo las tareas a realizar son:

  • Crear y enviar un correo para todos los contactos de la base que aparezcan en el listado Fiesta.
  • Crear otro correo (basado en el anterior) para los invitados que participan en el regalo.
  • Ten presente que el texto del saludo es una Línea de saludo que hemos personalizado.
  • No es necesario que guardes el documento, una vez enviados los correos.

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Sólo una respuesta es válida por pregunta. Haz clic en la  URL para abrir el

ev_14_10_1.htm

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